Vous avez déjà fait appel à une agence d’hôtesses ? Vous savez comment un tel établissement travaille ? Si ce n’est pas le cas, découvrez la méthode de travail classique au sein d’une agence d’hôtesses évènementiel.
Prospection
L’agence d’hôtesse ne cesse de mener des campagnes qui lui permettent de se faire connaître. Ainsi, en plus de la création de site web et des campagnes marketing, l’agence fait également des prospections. L’agence mobilise une équipe qui se rendra auprès de nombreuses entreprises afin de leur faire part de leurs activités et pour nouer éventuellement un partenariat. L’objectif de cette opération est de booster le nombre de clients et d’augmenter les chances de gagner de nouveaux clients.
Entretien avec les clients
Lorsqu’un client contacte une agence d’hôtesses événementiel, cette dernière organise rapidement un entretien afin de connaître ses attentes. Durant cet entretien, le responsable mobilisé pose nombre de question au client afin de mieux cerner ses besoins. Son objectif ici est de dresser un devis en rapport avec la demande de son client. L’agence agit rapidement pour ne pas être devancée par ses concurrents.
Création du devis et réception du cahier de charge
Après l’entretien avec le client, l’agence demande le cahier de charge. A partir des informations qu’il a récoltées et les données présentes dans le cahier de charge, il est en mesure de dresser un devis précis de ses prestations. Le devis est prêt en moins de 24h et le client peut ensuite décider de poursuivre la collaboration ou d’en rester là. Si le devis est validé par le client, le contrat de partenariat est signé et le cahier de charge est remis à l’agence. Cette dernière se basera sur le contenu de document pour fournir les services adéquats.
Choix et formation de l’équipe d’hôtesses sélectionnée
Une fois que le contrat est signé, l’agence choisit l’équipe d’hôtesses en fonction de la requête du client. Les hôtesses sont par la suite formées sur les détails de la mission auxquelles elles seront affectées. L’objectif d’une telle formation est que l’équipe mobilisée soit directement opérationnelle le jour J. Certes, l’équipe d’hôtesses d’une agence de renom connait parfaitement son attribution. Cependant, elles doivent être informées des petits détails afin que les clients obtiennent meilleures satisfaction.
Encadrement pendant l’évènement
Le jour J, les hôtesses sont mobilisées très tôt sur le site où l’évènement va se dérouler. Ainsi, elles auront le temps de se préparer avant l’ouverture des portails. Chacune prend une place stratégique en fonction des directives données par l’agence. Elles portent des tenues qui reflètent l’activité de l’entreprise qui fait appel à leur service. Avant l’ouverture officielle de l’évènement, elles sont déjà en place pour assurer la partie accueil.
Les hôtesses ne sont pas livrées à elles-mêmes sur le site où l’évènement se déroule. Un responsable, véritable guide pour évènement se déplace pour les encadrer et pour les assister si elles font face à un problème. En général, les hôtesses arrivent toujours à sortir même des situations difficiles mais la présence d’un encadreur leur donne plus confiance.
