Très souvent, les dirigeants de microentreprises et de PME sont confrontés au manque de temps et n’arrivent pas à accomplir la totalité de leurs tâches. Plusieurs solutions se présentent à eux, entre autres, l’embauche de personnel et l’externalisation. Cette dernière option reste la plus flexible cependant, il n’est pas toujours simple de choisir les activités qui peuvent être confiées à un tiers extérieur.
Le choix des activités à externaliser dépend notamment du domaine d’activité ou du marché dans lequel l’entreprise opère cependant, il existe des critères universels qui permettent d’orienter les décisions.
Externaliser les tâches techniques
Les tâches techniques concernent les activités qui nécessitent une expertise que l’entreprise ne possède pas. Pour les maîtriser, il va falloir passer par une formation ou un apprentissage qui peut durer plus ou moins longtemps en fonction de la capacité du personnel à assimiler et à s’adapter.
Cependant, l’entreprise ne dispose pas toujours de temps pour ça, car elle doit se concentrer sur la vente et sur ses profits. Forcément, elle doit confier ces tâches techniques à une personne externe qui possède les compétences nécessaires.
Externaliser les tâches chronophages
Certaines tâches entrent dans les compétences de l’entreprise, mais nécessitent la mobilisation de beaucoup de personnel,mais surtout qui prennent beaucoup de temps à être effectuées. En s’attardant dessus, l’entreprise ne peut pas se concentrer pleinement sur son cœur de métier. Cette perte de temps occasionne également une perte d’énergie considérable, mais en plus, n’apporte aucune valeur ajoutée à l’entreprise.
Des exemples de tâches à externaliser
Externaliser les services de comptabilité
Tenir sa comptabilité n’est pas aisée. Tout le monde est bien capable d’enregistrer toutes les transactions de l’entreprise cependant, cela ne s’arrête pas là. Il faut également maîtriser toutes les règles comptables et fiscales. Il est impératif de maintenir ses comptes à jour pour éviter des répercussions fiscales graves sur l’entreprise.
En effet, une erreur dans les comptabilités va déteindre sur les déclarations d’impôts, les paiements de cotisation sociale et autres impositions. Ce qui sera difficile à rattraper lors des contrôles du Fisc. Il est ainsi préférable de confier cette tâche à un cabinet d’expert-comptable.
Externaliser tout ce qui concerne le support informatique
Lorsqu’on possède un site internet, on n’est pas obligé de savoir comment il fonctionne. L’entreprise doit tout d’abord maîtriser son utilisation. Mais cela se complique lorsqu’il apparaît un problème sur le serveur ou un bug.
C’est pourquoi la société devrait engager un prestataire qui pourrait intervenir rapidement afin de corriger les erreurs. En effet, la maintenance informatique demande l’expertise d’un professionnel et tout comme la comptabilité, c’est une activité particulièrement chronophage.
Externaliser les tâches administratives
La gestion administrative est également une opération qui peut être lourde, car elle demande beaucoup de temps. On parle par exemple de la gestion des mails, la gestion des remboursements clients ou même de la gestion du courrier papier et la numérisation des documents, tout cela peut faire perdre 1 h par jour à l’entreprise. Un temps qui devrait être consacré à l’activité principale de la société.
L’externalisation des tâches administratives peut demander un investissement conséquent. Cependant, avec le temps, cela s’avère rentable.
D’autres avantages à externaliser
Une externalisation des services permet ainsi de gagner du temps à l’entreprise et comme on dit, le temps c’est de l’argent. Mais cela optimise également les revenus de la société. En choisissant d’externaliser, l’entreprise économise sur les coûts de production.
Elle n’aura pas à assumer les charges salariales ou à investir pour des formations en interne. En outre, elle gagne en performance et en compétences et peut fournir une meilleure qualité de service. Toutefois, lors du choix du prestataire, on n’oublie pas de considérer la destination. Une externalisation des services à Madagascar par exemple est idéale pour la création de contenus web ou la gestion d’appels téléphoniques.
