La gestion des impressions et du parc des imprimantes est la tendance pour les entreprises de petites tailles comme pour les immenses multinationales. En effet, il a été démontré que les solutions de gestion des impressions ont de multiples avantages pour les sociétés. Elles donnent aux entreprises la possibilité de repenser la façon dont elles utilisent l’impression et gèrent les informations imprimées. Cela peut être l’occasion de numériser des formulaires et des documents, d’archiver d’anciens documents et de changer la façon dont les informations circulent dans l’entreprise. Il ne s’agit pas de passer à un bureau sans papier, mais à un bureau où le papier est utilisé là où il est le plus efficace – et de la manière la plus efficace et la plus productive.

Comment la gestion du parc imprimante fait gagner du temps ?

Dans de nombreuses entreprises, les employés passent trop de temps à s’occuper des imprimantes ; ne pas seulement attendre que les vieux périphériques lents à imprimer, mais aussi faire face aux dysfonctionnements, changer les cartouches de toner, ajouter du papier ou attendre que quelqu’un du service informatique répare un problème. Le passage aux solutions informatisées de gestion de parc imprimante réduit ce qui fait perdre du temps, non seulement parce que le matériel lui-même est plus rapide et plus efficace, mais parce que le fournisseur de ces solutions informatiques travaille toujours en arrière-plan pour s’assurer que les fournitures sont en place, qu’une maintenance préventive régulière est effectuée et que le les bons paramètres sont configurés sur toutes les imprimantes du parc. Et comme votre équipe informatique n’est pas impliquée dans chaque détail, cette approche fait gagner du temps précieux à l’entreprise.

Comment les solutions de gestion des impressions contribuent à obtenir un parc d’imprimantes plus efficace ?

Lorsque vous commencez à travailler avec un fournisseur de gestion des impressions, des techniciens viennent analyser votre entreprise, vos imprimantes et vos besoins en termes d’impression, de numérisation, de copie et de télécopie. Avec un bon fournisseur, cela ne signifie pas adopter une approche universelle ou, pire encore, pousser du matériel coûteux dans tous les coins de l’entreprise. Au lieu de cela, il adopte une approche équilibrée, en examinant où les équipes ont besoin de capacités spécifiques, puis en trouvant l’imprimante ou les imprimantes qui répondront à ces besoins. Pourtant, un très bon fournisseur ne s’arrête pas là, mais cherche des moyens par lesquels l’entreprise pourrait imprimer plus efficacement et de manière plus sécurisée et économiser de l’argent.

Après tout, ce n’est pas seulement une question de matériel, mais aussi des coûts d’impression majeurs cachés dans la façon dont les gens utilisent et abusent chaque jour des imprimantes. Il s’agit d’installer la bonne combinaison d’imprimantes dans ce lieu de travail particulier, puis de les sauvegarder avec des logiciels appropriés.

Transformer la façon de travailler et augmenter la productivité de l’entreprise

Les fournisseurs des solutions de gestion des impressions savent tout sur l’impression, mais ils sont également des experts en numérisation et en gestion de documents. Cela leur permet de recommander de nouveaux processus ou pratiques de travail qui peuvent vous aider à réduire le gaspillage, à réduire le stockage de fichiers papier et à partager les informations plus efficacement. Ils peuvent également vous aider à prendre en charge l’impression et la numérisation à partir d’appareils mobiles ou même de l’extérieur du bureau, via le cloud. Cette solution peut également aider l’entreprise à adopter des styles de travail plus flexibles, en offrant aux employés la gamme complète de capacités d’impression et de numérisation à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau, ou en permettant aux hotdeskers d’imprimer sur l’imprimante la plus proche, où qu’ils soient. Tout cela aide une entreprise à devenir plus agile – et sur les marchés d’aujourd’hui, c’est toujours une bonne chose.

Réduction de l’empreinte environnementale

Réduire la quantité de papier, d’électricité et de consommables d’impression que vous utilisez fait partie de la culture d’une entreprise citoyenne responsable. Avec un système de surveillance en place dans le cadre de votre stratégie de gestion du parc des imprimantes, vous devriez être en mesure d’identifier et de suivre les niveaux d’utilisation de l’impression. De cette façon, vous serez en meilleure position pour intervenir et réduire votre empreinte écologique. Et une fois que vous l’avez fait, vous pouvez afficher les résultats de vos efforts d’économie de papier dans votre rapport de responsabilité sociale d’entreprise.