Le déménagement peut être une étape passionnante pour tout propriétaire d’entreprise, surtout s’il est conçu pour soutenir ou encourager la croissance. Toutefois, il peut également s’agir d’une période perturbatrice, marquée par le chaos et le stress.

Si vous êtes sur le point de déménager vos bureaux, une bonne préparation peut faciliter la transition et vous aider, vous et votre personnel, à reprendre vos activités habituelles. Voici huit choses que vous pouvez faire pour faciliter la tâche de votre personnel et moins perturber vos activités.

1. Établissez un plan

Une fois que vous savez que vous allez déménager, il est temps de commencer à planifier.

Un bon plan tient compte des besoins du personnel, des clients, des relations avec les vendeurs et les fournisseurs, ainsi que des besoins logistiques liés à l’évacuation d’un site et à l’installation dans le nouveau.

Bien que le « bon » plan puisse varier d’une entreprise à l’autre, il est utile de dresser la liste de toutes les tâches principales – par exemple, prévenir le personnel, communiquer avec les parties extérieures, meubler le bureau, installer les services publics, etc.

2. Communiquez avec vos employés

Une fois que vous avez mis en place un plan, il est temps de communiquer avec vos employés. Cela permet de réduire considérablement le chaos qui accompagne généralement tout type de déménagement, en particulier les déménagements de bureaux.

Vos efforts de communication doivent inclure un calendrier pour le déménagement, des informations sur le nouvel emplacement, y compris l’adresse et les directions, des informations sur le stationnement et les transports en commun, ainsi que le nom de la ou des personnes qui superviseront le déménagement ou répondront à toute question spécifique.

En outre, il est utile d’informer les employés du rôle qu’ils joueront, le cas échéant, dans le déménagement. Par exemple, seront-ils simplement chargés de déplacer le contenu de leur bureau.

3. Informez les clients et les fournisseurs

Un déménagement n’affecte pas seulement vos employés, mais aussi vos vendeurs, fournisseurs, clients et tout autre individu ou groupe qui doit visiter ou envoyer des informations, des produits ou des services à votre bureau.

C’est pourquoi il est important de fournir à toutes les parties concernées la nouvelle adresse, le numéro de téléphone et la date à laquelle le déménagement sera terminé, ainsi que des informations sur les interruptions de service, les changements dans les offres de produits, etc. qui pourraient survenir en raison du déménagement.

Cela permettra de maintenir des relations solides et saines avec les fournisseurs et les clients tout en éliminant les lacunes inutiles en matière de communication ou de services.

4. Inventaire et audit

Le déménagement est le moment idéal pour passer en revue les informations, les équipements, etc. dont vous disposez, notamment lorsque vous les emballez ou les préparez pour le transport.

D’une part, cela peut servir de nettoyage, vous permettant de vous débarrasser de ce dont vous n’avez plus besoin et qui ne devrait donc pas être inclus dans le déménagement.

Cependant, un audit peut également vous aider à comptabiliser la propriété intellectuelle et physique et à atténuer le risque de la perdre ou de la voler pendant le déménagement.

5. Ayez une vision de votre nouvel espace

L’une des pires choses que vous puissiez faire est d’arriver dans votre nouvel espace sans avoir planifié et imaginé son aspect ou le déroulement des opérations.

Il est possible que vous deviez faire quelques petits changements une fois que tout et tout le monde sera installé, mais faire des changements majeurs de conception ou de disposition peut faire dérailler la productivité et rendre plus difficile le retour à la normale.

Évaluez l’espace, déterminez la meilleure disposition en fonction de la convivialité et des besoins du service, prenez les mesures appropriées et assurez-vous que vous disposez de tous les équipements de bureau, du mobilier, etc. nécessaires pour répondre aux besoins de l’entreprise dans le nouvel espace.

6. Engagez des déménageurs professionnels

S’en remettre uniquement à votre personnel pour effectuer le déménagement peut sembler un bon moyen de minimiser les dépenses, mais cela peut finir par coûter plus cher, en temps et en argent, à long terme.

Les déménageurs professionnels, contrairement à vos employés, possèdent à la fois les compétences et l’équipement nécessaires pour faire du déménagement un processus rapide et efficace. Cela signifie que vous pouvez quitter votre ancien emplacement et vous installer dans le nouveau plus rapidement et avec beaucoup moins de stress.

En outre, en faisant appel à une entreprise de déménagement, vous protégez votre personnel contre d’éventuelles blessures liées au déménagement, qui peuvent vous coûter encore plus cher. Il en va de même pour les équipements de bureau, les meubles, etc.

7. Contactez les entreprises de services publics

N’attendez pas la dernière minute pour contacter les fournisseurs de gaz, d’électricité, d’eau, de téléphone, etc. Une fois que vous avez fixé la date de votre déménagement, faites-leur savoir à quelles dates vous devez terminer l’ancien service et commencer le nouveau. Cela vous permettra non seulement d’éviter toute perturbation coûteuse, mais aussi de prévoir des visites sur place, si nécessaire.

8. Organisez une réunion des employés au nouveau bureau

Une fois que vous avez emménagé et que les employés se présentent au travail dans le nouveau bureau, organisez une réunion des employés dès que possible.

À cette occasion, vous pourrez aider les employés à s’acclimater au nouveau bâtiment, les sensibiliser aux protocoles de sécurité et de sûreté, et aborder toute autre question ou préoccupation liée au déménagement, au nouvel emplacement et à tout nouvel équipement ou dispositif, comme les systèmes téléphoniques.

Le déménagement est souvent un processus long et fastidieux dont la préparation et la réalisation peuvent prendre plusieurs semaines. Toutefois, en prêtant attention aux détails et en planifiant bien, vous pouvez faciliter la tâche à toutes les parties.